Ecorys

“KMC Solutions heeft ons geholpen om een complexe migratie van Novell Groupwise naar Microsoft Exchange gestroomlijnd te laten verlopen.”
Iwan Westfa, IT Manager

De uitdaging
Door de ontstaansgeschiedenis van Ecorys werkten de kantoren van Ecorys in binnen- en buitenland ieder met een eigen systeem. De directie heeft besloten om hierin uniformiteit aan te brengen. Voor de Nederlandse vestiging van Ecorys betekende dit dat er een grootscheepse migratie van Novell Groupwise naar Microsoft Exchange moest plaatsvinden. Daarbij dienden namelijk niet alleen de actuele mailboxen te worden gemigreerd, maar ook de hele historie van zo’n 20 jaar. Terrabytes aan data moesten in één weekend worden overgezet.

Een migratie van deze omvang en binnen dit tijdsbestek betekent nogal wat. Want op papier kan het allemaal kloppen, iedere ict’er weet dat er in de praktijk van alles mis kan gaan. Iwan Westfa, IT Manager bij Ecorys: “Ik zit al heel lang in de ict en weet dat dit soort klussen nooit 100% goed gaan. Daarom is het van belang een partij in de arm te nemen die ervaring heeft met dit soort projecten. Door de open en prettige gesprekken kreeg ik er het volste vertrouwen in dat van de drie gevraagde ict-bedrijven KMC Solutions de juiste partij voor dit project was”.

De aanpak
En dus ging KMC Solutions aan de slag. Om de klus te klaren, werd eerst een pilotomgeving opgezet om een proefmigratie uit te voeren met Dell Migrator for Groupwise als migratietool. Met behulp van de testresultaten uit deze proefmigratie is vervolgens een plan van aanpak opgesteld voor de grote exercitie. Daarbij werd ook een oplossing gevonden voor zaken die niet met Dell Migrator for Groupwise konden worden gemigreerd. Daarnaast is er een Fallback Plan opgesteld om snel te kunnen ingrijpen als het niet goed zou gaan. Vervolgens is in een nauwe samenwerking tussen Ecorys en KMC Solutions het plan ten uitvoer gebracht.

Terugblik
Het vertrouwen dat Westfa had in KMC Solutions is uitgekomen. “KMC Solutions is niet zo’n grote organisatie. Daardoor zijn ze heel toegankelijk en betrokken”, zegt Westfa. “Bij grote organisaties duurt het soms te lang voordat je de juiste persoon aan de lijn krijgt en dan is het probleem al geëscaleerd. Of ze verschuilen zich achter SLA’s. Bij KMC Solutions is dat niet het geval en dat is bij zo’n grote migratie essentieel. Wat me daarnaast is opgevallen is dat de nazorg echt top is gedaan.” Hij benadrukt hoe belangrijk het is om een partner te hebben die ook na afloop van het project uit zichzelf bereid is om de puntjes op de i te zetten.

En de medewerkers van Ecorys? Die konden op maandagochtend in hun nieuwe digitale werkomgeving weer gewoon bij hun e-mail, zelfs bij die van 20 jaar geleden.

Over Ecorys
Ecorys is een internationaal beleidsadviesbureau dat overheden, besturen en instellingen helpt bij het maken van gefundeerde keuzes op het gebied van sociale, ruimtelijke en economische vraagstukken. Zij ontwikkelt, implementeert en evalueert beleidsprogramma’s op lokaal, nationaal en mondiaal niveau. De organisatie is ontstaan uit een aantal samenwerkende onderzoeks- en adviesbureaus, waaronder het Nederlands Economisch Instituut, en is actief in meer dan 100 landen.